Dans le portage salarial, les consultants indépendants se déplacent souvent chez leurs clients, parfois éloignés de leur domicile, pour mener à bien leurs missions. Ces déplacements professionnels engendrent des frais supplémentaires pouvant rapidement impacter leur budget. Pour couvrir ces coûts, les indemnités forfaitaires de grand déplacement offrent une solution avantageuse aux salariés portés. Ce système de compensation, établi pour simplifier la gestion des frais, optimise également leur situation fiscale et sociale.
Tout savoir sur les indemnités forfaitaires pour les déplacements des consultants en portage salarial
Cet article revient sur le fonctionnement de ces indemnités forfaitaires, leurs conditions d'application et les avantages dans le cadre du portage salarial. Que vous soyez consultant expérimenté ou nouveau dans le secteur, comprendre ces mécanismes peut vous aider à mieux structurer votre tarification et optimiser vos revenus.
Comprendre les types de déplacements et leurs indemnités
Cas 1 - Déplacements avec retour quotidien au domicile
Indemnité de repas midi :Les consultants en déplacement peuvent bénéficier d’une indemnité pour le repas de midi, selon deux options définies par l’Urssaf : une indemnité avec obligation de prendre le repas au restaurant (difficilement justifiable dans le portage) ou sans obligation de restaurant, généralement la plus utilisée.
Limitation d'indemnisation : Cette indemnité est applicable uniquement pendant les trois premiers mois de la mission ou jusqu’à 55 jours de travail consécutif. Au-delà, elle cesse et d'autres dispositifs, comme les titres-restaurants ou la déclaration de repas au réel (contre justificatifs), peuvent être envisagés si proposés par la société de portage.
Indemnités kilométriques :
Lorsqu'un consultant est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour des raisons professionnelles, il peut percevoir des indemnités kilométriques, exclues de l’assiette des cotisations sociales selon le barème de l'administration fiscale, qui incluent les frais de carburant, l'usure et l'entretien du véhicule.
Frais supplémentaires : Les péages peuvent être déclarés au réel en supplément.
Cas 2 - Déplacements sans retour quotidien au domicile (grands déplacements)
Conditions pour les grands déplacements :
Un déplacement est considéré comme « grand » si la distance entre le domicile et le lieu de mission atteint au moins 50 km ou si le temps de trajet dépasse 1h30 en transport en commun.
Indemnités de repas (midi & soir) et nuitées :
Pendant les trois premiers mois de mission, les consultants en grand déplacement peuvent bénéficier des indemnités de repas de midi, du soir et de la nuitée, ajustées selon les barèmes de l’Urssaf et le lieu de déplacement (Paris et départements limitrophes ou autres). Ces indemnités cessent après 55 jours ou à compter du quatrième mois.
Il est ensuite possible de déclarer ces frais au réels contre justificatifs.
Comprendre les indemnités kilométriques pour les grands déplacements
Pour les consultants en grand déplacement sans possibilité de retour quotidien, une indemnité kilométrique peut être exclue de l’assiette des cotisations sociales. Cette exemption est soumise aux conditions de l’Urssaf, qui impose :
Que les frais aient un caractère strictement professionnel.
Que l’utilisation des indemnités soit justifiée et en conformité avec leur objet.
Justification requise : Les sociétés de portage doivent pouvoir prouver les kilomètres parcourus pour les déplacements professionnels, à l’aide de tickets de péage, de contrats commerciaux précisant les obligations de déplacement, d'attestations de l’entreprise cliente, justificatifs de carburants ou entretien du véhicule...
Connaître les risques en cas de mauvaise gestion des indemnités de déplacement
Une mauvaise gestion des indemnités peut entraîner des conséquences financières graves, tant pour la société de portage que pour le salarié porté :
Pour la société de portage : Elle pourrait être obligée de rembourser les cotisations sociales non versées, assorties de pénalités significatives, entraînant de lourdes charges pour l'entreprise.
Pour le consultant : En cas de rectification fiscale, l'administration peut réévaluer les revenus imposables, obligeant le consultant à régulariser des impôts non payés sur la base rectifiée.
Contrôle fiscal rétroactif : L’administration fiscale peut remonter jusqu’à trois ans pour vérifier la conformité des indemnités.
Pourquoi choisir une société de portage rigoureuse et expérimentée ?
Le choix d'une société de portage est déterminant pour sécuriser la conformité et éviter des erreurs pouvant entraîner des pénalités. Une société de portage, telle que WaT Portage, possédant une connaissance approfondie de la législation en vigueur, garantit une gestion rigoureuse, un respect des droits des salariés portés, et une optimisation de leur situation fiscale.
En conclusion :
Chez WaT Portage, nous sommes engagés à maîtriser les règles fiscales et sociales pour garantir aux consultants une gestion rigoureuse et transparente de leurs indemnités de déplacement. En choisissant un partenaire expérimenté, vous sécurisez votre activité et optimisez vos revenus en toute conformité.
Vous avez des questions sur vos droits et vos options en matière d’indemnisation forfaitaire ? Nos équipes sont à votre écoute pour vous conseiller et vous accompagner ! N’hésitez pas à nous contacter pour faire le point ensemble et bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
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